論信息系統項目的收尾工作
[摘要] 
    本文以我作為開發(fā)方公司的項目經理主持的某市政府公文流轉系統項目為實例，探討了信息系統項目收尾工作的主要內容，包括合同收尾和管理收尾；給出了該項目的實施收尾的工作流程；針對在該項目在收尾階段中出現的需求變更、用戶不愿意簽字、項目資金不能到位、如何進行項目組內部的工作總結四個問題，詳細討論了它們的解決辦法。項目最終成功地收尾。
[輔導專家評注]“針對在該項目在收尾階段中出現的需求變更、用戶不愿意簽字、項目資金不能到位、如何進行項目組內部的工作總結四個問題，詳細討論了它們的解決辦法?！备臑椤霸擁椖吭谑瘴策^程中也出現了一些問題。對于需求變更的問題，采取了版本控制、與用戶溝通及爭取用戶方領導協商的辦法；對于用戶不愿意簽字的問題，在了解真實原因的基礎上，對癥下藥；項目資金不能到位的問題主要是爭取了公司領導和市場營銷部的支持，共同攻關；并在驗收后在項目組內部進行了認真的總結?！?，如此表述全文的論點更為清晰。 
[正文]
    2004年，我作為公司方的項目經理主持了某市政府公文流轉系統項目的研發(fā)工作，該項目主要完成某市政府（地級市）的市領導、政府辦公廳、下屬40多個部辦委局的工作機構之間的電子公文流轉和電子簽名工作，項目從啟動到成功收尾歷時10個月，順利地達成了項目的標。這個項目由于是客戶方是政府機關，涉及的方方面面較廣，收尾比較困難，但我們采取了相應的措施，在項目組內部和外部收尾工作都進行得有條不紊。 
    信息系統項目的收尾是項目生命周期的最后階段，是軟件產品準備提交時，項目班子所做的收尾工作。收尾工作常常是零碎、繁瑣、費時、費力的。 
    收尾過程是項目干系人和客戶對最終產品進行驗收，使項目或項目階段有序地結束的過程。許多軟件項目在尚未完成之前就被取消了，但項目收尾仍然是重要的，因為通過項目收尾可以總結出經驗教訓，能夠改進未來的項目。 
    項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。 
    管理收尾涉及為了使項目干系人對項目產品的驗收正式化而進行的項目成果驗證和歸檔，具體包括收集項目記錄、確保產品滿足商業(yè)需求、并將項目信息歸檔，還包括項目審計。 
    管理收尾對降低信息系統項目失敗率有重大的意義。為什么會失敗？有什么地方可以改進？獲得了什么經驗？對一系列的問題應進行分析，總結得越多，資源就越豐富，能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式，以降低信息系統項目管理風險和管理成本。 
    合同收尾就是了結合同并結清帳目，包括解決所有尚未了結的事項。合同收尾需要對整個采購過程進行系統地審查，找出進行本項目其它產品或本組織內其它項目采購時值得借鑒的成功和失敗之處。 
    在某市政府公文流轉系統當系統開發(fā)完成并經過一個月的上線測試后，系統已基本穩(wěn)定地運行了，我覺得已經進入可以開始收尾的時機了。于是我先是用《驗收報告》（是我公司寫的文檔模板）給客戶觀看，做到雙方心中有數；然后開始細致地梳理相關的問題，準備移交的文檔資料、軟件程序清單等資料；在收尾過程中與客戶方保持了持續(xù)的多次溝通；最后舉行了一場正式的驗收會議，邀請雙方的領導及項目組成員、相關單位的領導參加，完成了驗收工作；在項目組內部也組織了一些正式的會議和非正式的談話，編寫的項目總結報告。 
    當然，在項目驗收的過程中也碰到了不少的問題。 
    “用戶需求的變更是不會變的”，項目要收尾了，需求還在變。主要是因為使用了開發(fā)的系統后，用戶由于對公文流轉系統認識有了提高又有了新的需求。系統使用的單位本就比較多，每個單位提一點就相當多了，而且有的還提出了與公文流轉無關的業(yè)務需求。
    對于需求在收尾時還在變更的問題，并不能不允許變更，而應是把變更控制在可接受的范圍內。在本項目中，我從以下幾個方面入手解決：一是運用版本控制的方法，向用戶聲明，當前的軟件是Version1.0的（或者是某一版本的），不可能包羅萬象，哪些功能我們將放在下一個版本中去實現，作為開發(fā)方，不能一味的答應下來，否則很有可能會限入變更的反復，被其束縛；二是取得用戶的理解，對不甚合理的地方作出解釋，讓其知道我們做出了多大的犧牲去幫助他們實現愿望，爭取談判和開發(fā)上的主動性；三是和用戶方的領導小組進行了協商，統一定了提出需求的最后期限，大大減少了變更的數量。 
    在項目進行驗收的過程中，我發(fā)現用戶并不喜歡在正式的文檔上簽字。經過仔細的調查，找出了原因，原來用戶希望能讓開發(fā)方多呆些時日，以讓公司方多做一些功能，自己多發(fā)現一些問題，用戶方普遍不愿意承擔正式簽字的后果。對此，為了消除用戶心中的顧慮，我讓項目組花些時間細心地給用戶準備了詳細的維護方案和手冊；特別留意在每個單位培養(yǎng)了至少一名用戶方技術人員達到可維護系統的水平；為了保證簽字的有效性，經與用戶方領導小組協商確定了簽字責任人，有的在領導小組就可以解決簽字的問題；同時我也向公司的領導做了匯報，讓公司領導與用戶方領導小組有橫向的接觸；最后組織召開一次成功的驗收會議，雙方的領導、項目組成員及用戶單位的領導都參加了會議，最終獲得了用戶的一致肯定和高度評價。
    項目在驗收會議表示驗收通過會，項目的資金卻遲遲不能到位。資金沒有到位，說明收尾還沒有完成。我馬上向公司領導進行請示，請求支持，并向公司市場營銷部門要求協助，共同重點攻關。本項目標的并不高，只有100萬，但用戶方財務手續(xù)審批繁鎖，造成了時間上的延時，經用戶方領導小組組長的拍板，最后在驗收通過的第20拿到了合同規(guī)定的款項，并保持了和用戶的良好合作關系。 
    項目只是更大范圍的組織環(huán)境中的一部分，許多對項目的影響因素不是為項目經理所控制的。項目經理對管理事務常不熟悉，因為在國內項目經理大都是由程序員成長起來的，需要公司領導的培養(yǎng)和指導。在收尾工作，象客戶款項的收繳、項目結束時的會談、客戶關系出現危機等許多場合下是需要公司領導的支持和參與的。在一個公司領導很重視的環(huán)境下，收尾工作會是更為出色的。 
    通過驗收了，拿到資金還不能說項目收尾成功了。在項目組內部還要進行認真的總結。，文檔整理和項目經驗的總結都是十分細致的工作，需要項目經理組織人員細心耐致地去做?？山M織一次項目組的正式或非正式會議，暢談項目研發(fā)過程中的經驗，會中做記錄，會后做整理；將所有項目的文檔和源程序歸檔。 
    項目總結是項目可持續(xù)發(fā)展的必要，也是對項目和項目組成員的尊重。當前項目的經驗對其它項目是有很好的借鑒意義的，特別是對類似的軟件項目，在管理上、技術上、開發(fā)過程上都是一筆財富。不僅要對項目的程序代碼存儲，所有相關文檔資料（包括合同、開發(fā)文檔、總結文檔等）也要歸檔。 
    我比較傾向于在飯桌上和同事們談經驗來總結，一是大家完成項目了，代表公司要表示慰問，另一方面在這個時侯談感想談經驗是最好的時機，大家話也比較多；在談話后我編寫了項目總結報告，總結了同事們的各種觀點，為今后其它項目的開展提供了知識積累?！安粩嗟貙W習改進”，我把它作為自項目團隊的工作信條。 

    總之，信息系統項目的收尾是一項需要細致、耐心而微妙的工作。項目的收尾包括合同收尾和管理收尾，在本項目中，出現了用戶需求仍在變更、用戶不愿意在正式的文檔上簽字、驗收后資金不能及時到位、內部項目總結如何開展的問題，都較好地得到了解決，成功地收尾。
 [輔導專家評注] 

    文章寫作思路清晰，主旨明確。對項目收尾的主要內容、流程，以及碰到的問題作出了論述，扣題較緊，提出的問題在信息系統項目收尾中是常見的問題，針對問題采取的措施亦十分得體。但摘要的字數還稍少了點，可將四個問題的基本解決辦法在摘要中點明。