2015年下半年信息系統(tǒng)項目管理師論文真題論題二： 論頊目的采購管理 

試題二 論項目的采購管理
項目采購是為完成項目工作從承擔該項目的組織外部購買或獲取項目所需的產(chǎn)品、服務或成果的過程。隨著IT行業(yè)的快速發(fā)展和技術不斷進步，行業(yè)的分工更細，更加強調(diào)分工與合作。對本企業(yè)不能提供，或雖然能提供但不具備競爭力，同時市場已存在高性價比的產(chǎn)品、服務和成果，可以以采購的方式獲得。
項目采購管理是項目執(zhí)行的關鍵性工作，項目采購管理的模式在某種程度上決定了項目管理的模式.規(guī)范的項目采購管理要符合項目需要，兼顧經(jīng)濟性、合理性和有效性。規(guī)范的采購管理不僅能降低成本、增強市場競爭力，還可以促進項目成功地完成。
請以“項目的采購管理”為題，分別從以下三個方面進行論述：
1．簡述你參與的信息系統(tǒng)集成項目情況（項目的概況如名稱、客戶、項目目標、系統(tǒng)構成、采購特點以及你的角色）。
2．請結合你的項目采購管理經(jīng)歷，圍繞采購計劃的編制、供方選擇、合同管理等內(nèi)容論述你是如何靈活運用采購管理理論來管理項目采購的。
3．簡要敘述在實際管理項目時，遇到的典型采購問題及其解決方法。

采購管理范文

摘要：
2014年6月，本人參與了“省圖書館RFID（無線射頻識別技術）信息管理系統(tǒng)”的項目建設，擔任項目經(jīng)理一職。系統(tǒng)通過數(shù)字化標簽讀取技術，極大地提高了圖書的流通和管理效率，降低了館員的工作強度，全面提高了圖書館的服務質量和整體形象。該項目做為擬在全省范圍內(nèi)應用推廣的數(shù)字圖書館建設重點工程之一，受到省市及有關領導的高度重視。做為建設方的項目經(jīng)理，在項目的采購管理過程中，科學的運用項目采購管理的理論知識，結合自己的實踐，在項目的實施過程中，按照項目設計和計劃的要求，通過制訂合理的采購計劃、有效地選擇和管理供應商、加強對合同的管理等措施，確保項目采購產(chǎn)品的達到適質、適價、適 時、適量的要求。同時針對在采購管理中出現(xiàn)的進度變更問題，采取了合情合理的溝通技巧，有效地控制了采購的風險，使得項目順利進展，保證了項目的工期、成本及質量，受到用戶方的高度評價。
正文：
一、 項目概述
隨著中國的社會經(jīng)濟文化持續(xù)發(fā)展，人們對科學文化教育事業(yè)的投入愈來愈多，圖書館的建設管理也是其中之一。圖書館的職能涵蓋圖書的采購、編目、典藏、流通、檢索等，目前都是依靠傳統(tǒng)的手工方式實現(xiàn)，效率低下，工作人員勞動強度大，應用RFID技術，可以將上述所有的業(yè)務環(huán)節(jié)進行信息化管理，提高各環(huán)節(jié)的服務品質和工作效率，全面提高圖書館的服務質量和社會效益。
本系統(tǒng)內(nèi)容主要包括：圖書出入庫采編管理子系統(tǒng)、圖書數(shù)字識別分類管理子系統(tǒng)、圖書安全管理子系統(tǒng)、圖書自助檢索借還子系統(tǒng)等。項目主要工作是RFID標簽及其讀寫設備的安裝調(diào)試、RFID信息管理系統(tǒng)配套軟件的規(guī)劃開發(fā)和實施等。
圖書館的管理流通模式，突出圖書館以人為本的管理模式，強調(diào)圖書館的服務功能，讀者在館內(nèi)擁有最大的自由活動空間，提高圖書館的管理效率，藏閱合一。結合圖書館的實際建設情況，在圖書館各層出入口設置圖書流通安全管理子系統(tǒng)，在各閱覽室內(nèi)設置RFID館員工作站和自助服務區(qū)，方便館員對圖書的管理以及讀者進行查詢和借/還書處理，在圖書館書庫集中區(qū)域設置RFID圖書館典藏識別分檢子系統(tǒng)，館員可快速查找圖書、分類管理，減輕館員的總工作量，提高圖書的流通及管理效率。
項目啟動后，本人被公司任命為該項目的項目經(jīng)理，全面負責項目的建設工作。 在有關領導的親切關懷下，以及項目各組干系人的配合與支持下，我與項目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，通過近10個月的努力，終于在2015年3月全面通過系統(tǒng)驗收，項目總花費成本為98.38萬元，比計劃提前了15天完成項目建設。
該項目的成功與項目整體實施過程中對項目采購過程的有效管理也是分不開的。眾所周知，采購工作直接影響著項目建設的進度；采購質量的好壞也制約著項目質量的高低，并將決定項目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運轉。下面我就本項目的采購計劃、合同編制、供應商選擇、合同管理等方面對采購管理加以探討。
二、制定采購計劃
項目采購是一項復雜的工作，在實施具體的采購行為前首先要考慮項目的采購需求。這就需要結合項目的管理計劃、項目范圍說明書、工作分解結構表等等，決定項目必需采購的產(chǎn)品或服務、采購的數(shù)量、采購設備的規(guī)格要求以及質量要求、采購的時機、采購驗收標準等；在采購中應及時了解當前產(chǎn)品或服務的市場價位、市場供求情況，以便對采購成本作出一個比較準確的估算和預測，以使項目的資金使用率得到提高，優(yōu)化項目采購管理中的資源調(diào)配。在制訂采購計劃中還要充分考慮采購的風險，根據(jù)風險管理計劃，對已識別的風險應采取有效的措施進行預防。比如供應商選擇的風險、設備不能及時到貨的風險、采購的設備質量未能達到驗收標準、售后維修風險等。通過對以上各種因素的分析，并參照了公司采購管理制度及操作流程的規(guī)定，我編制出詳細可行的項目采購計劃。
在采購實施工作中，為規(guī)范項目采購管理工作，我們同客戶方共同制定了“三審”制，即采購申請審批、詢價申報審批和到貨驗收三個關鍵點的審查。采購申請審批是在項目選型經(jīng)過技術論證后開展；詢價申報審批是在確認供應商，并通過談判確認最終采購價格后開展。同時需提交供應商的相關證明文件、售后保證等承諾文件；到貨驗收是依據(jù)采購合同，執(zhí)行到貨驗收的審查工作。“三審”制對于保證采購工作合理、規(guī)范的開展，發(fā)揮了重要作用。
三、編制合同
為了保證采購計劃的有效性，按時、高質量的獲得外部產(chǎn)品和服務資源，必須制訂出項目的招標計劃。合同編制過程包括準備招標所需要的文件和確定合同簽訂的評定標準的過程。招標文件編制的質量將直接關系到招標工作是否能正常進行、授標后是否能順利履行合同。故我在編制過程中，力求做到內(nèi)容完整、詳盡，用詞準確嚴謹，避免招標雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生岐義，增加評標工作量，影響招標工作的順利進行。
招標文件訂包括以下幾個方面：
技術文件：設備、散材及附件的技術條件和要求；
商務文件：包括詢價函、報價須知及供貨一覽表、合同基本條件及包裝、運輸?shù)取?在擬訂招標文件過程中，我組織了有關方面的專家及具備類似經(jīng)驗的人員，從項目的實際需求出發(fā)，經(jīng)過反復討論、審查、修改，最后形成定稿。對于關鍵件的選用，在廣泛了解市場及使用情況的基礎上，在招標文件上予以明確設備配套關鍵的規(guī)格型號及供貨廠商。這樣有利于提高各投標文件的響應性，防止投標文件內(nèi)容及標價差異過大，從而減少評標的工作量。
四、供應商的選擇
在收到眾多供應商的報價之后，我組織相應人員對供方的供貨能力、提供的價格、產(chǎn)品質量和服務質量等進行評估，以選擇合格供方，確保采購的產(chǎn)品和服務符合規(guī)定要求。在開展此項工作中，我建立了一套供應商評價表， 設置了包括：需求分析、產(chǎn)品價格、技術實力、企業(yè)資質、經(jīng)驗質量、管理能力、售后服務等評價內(nèi)容，并對每一評價內(nèi)容按照重要程度設置了對應的權重標準。在設置權重時，我認為低價位是供應商選擇的一個比較重要的指標，但不一定是主要考慮因素，交貨周期及付款方式，甚至和供應商友好合作的關系等都是一些需要綜合平衡考慮的因素。依據(jù)供應商評價表，我組織了包括公司產(chǎn)品部、營銷管理部 等干系人參與對具備合作意向的供應商進行統(tǒng)一打分，并將分數(shù)的高低做為選擇供應商的一個極其重要的指標。
在選定相應供應商之后，我安排公司合同管理員，參照公司的合同樣本制訂了采購合同。合同條款中重點明確設備規(guī)格、數(shù)據(jù)、價格、驗收標準、付款方式及交貨地點和交貨方式等條款。為了確保合同無漏洞，又請了財務、營銷管理部、公司法律顧問等相關人員共同審閱并會簽。經(jīng)過相關部門及供應商共同對合同條文的反復商討及修訂，最終形成合同定稿。為了控制相關變更帶來的影響和風險，合同中特別明確當任一變更發(fā)生時，應及時書面通知對方，雙方就變更協(xié)商一致，方能執(zhí)行變更，必要時可就變更事項簽訂補充協(xié)議。
五、 合同管理
合同管理過程是確保供應商執(zhí)行符合合同的需求，我根據(jù)合同及采購規(guī)劃設立了對供應商的檢查點，要求供應商按時提交合同進展情況、工程安裝調(diào)試進度等等，以便及時有效地監(jiān)督合同執(zhí)行情況。
在執(zhí)行本項目的采購合同中，我針對所采購的應用服務器及WEB服務器的到貨及安裝要求，設置了幾個主要的檢查節(jié)點，要求供應商報告設備的訂貨狀況、貨物的擬發(fā)運日期、到貨日期、貨物的驗收報告、現(xiàn)場的安裝調(diào)試報告等。在合同執(zhí)行過程中，由于黨校領導層決定提前上線教學管理系統(tǒng)，故要求服務器需要提前10天到位。本人得知此信息后及時和供應商及其領導溝通，希望對方能夠理解，表示為了建立雙方長期的合作關系，希望供應商盡力配合，解決實際的問題，以給我們的高層領導們留下良好的印象，達到雙贏的效果。同時本人表示在到貨后，將積極按合同要求組織相關的人員進行貨物的驗收，并聯(lián)系好客戶方對小型機的安裝調(diào)試給予積極的配合。經(jīng)過項目組與供應商及客戶三方的能力合作，服務器按要求的進度順利完成了安裝和調(diào)試。最終項目比預定計劃提前了15天完成了驗收。
六、合同收尾
當全部采購的設備都按照合同條款進行驗收核實后，就進入了合同收尾階段，我同時也向財務部門提出了合同尾款的支付申請。同時對于一些過程文檔（包括工作說明書合同、發(fā)貨單、收貨單、驗收單等等）進行了歸檔整理，對采購管理中獲得的經(jīng)驗與教訓也做了備案記錄。
在合同收尾時，我們對本次采購的供應商就本次采購進行了良好的評價，今后可以根據(jù)此衡量繼續(xù)展開合作，和供應商建立健全一種長期的合作關系能持續(xù)發(fā)送供貨行為，保證優(yōu)質及時的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。
結束語
由于實施過程中對項目采購管理得當，促進了項目順利實現(xiàn)項目的各項目標，確保了項目按即定的成本和預算完成了。我們的項目組贏得了公司與客戶的一致好評，同時也和供應商建立了良好的合作關系。在今后的工作中，本人將繼續(xù)總結經(jīng)驗教訓，最大限度地滿足項目干系人的需求和希望的目的。